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Una “scrivania” digitale ben organizzata

Bastano pochi passaggi e i dispositivi giusti per conservare e organizzare al meglio tutti nostri dati, documenti, foto, video e password

I nostri contenuti digitali, siano essi documenti, fotografie o password, sono sempre di più e sparsi tra computer, smartphone, tablet e memorie portatili. Il rischio di perderli a causa di un guasto, o semplicemente perché non ci si ricorda dove sono stati memorizzati, è molto alto, se non li organizziamo correttamente e se non prevediamo una precisa strategia di backup . Oggi i sistemi sono molteplici e semplici da configurare. Memorie locali, di rete o nel cloud : organizzare la propria “memoria digitale” e metterla al sicuro con copie di salvataggio automatiche è solo questione di pochi click.

 

Qualche consiglio per organizzare i file

Se vi chiedessero su due piedi quali sono i documenti importanti che conservate sul computer di sicuro ne dimentichereste alcuni. I dati, sui computer, sono sempre troppi e sparsi un po’ ovunque. Per questo è importante tenerli sempre ordinati e impostare con criterio una strategia di backup efficace . Il consiglio è semplice: prendere carta e penna e cominciare a fare l’elenco di tutti i documenti del computer che proprio non possono andare persi. Oltre ai classici documenti di testo o fogli elettronici, ci sono sicuramente fotografie e video, ma è importante non dimenticarsi della posta, spesso vero e proprio archivio di documenti molto importanti. Chi usa un client di posta come Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird o Mail di MacOS, può consultare in rete una guida su come rintracciare sul disco la cartella che contiene l’intero archivio di e-mail, in modo da includerla nel piano di backup. Chi invece utilizza la posta elettronica via web - è il caso più frequente con gestori come Gmail, Hotmail, Yahoo, Libero, ecc - può stare tranquillo: la posta personale è sul server del gestore ed è ragionevolmente al sicuro Un’ultima categoria di "documenti" da non dimenticare sono i siti web preferiti. Sembrerà una banalità, ma è la prima cosa di cui ci si dimentica quando si resetta il computer, salvo poi passare i mesi successivi cercando di ricordare come si chiamava questo o quel sito. Meglio capire come salvare anche i preferiti (la modalità dipende dal browser utilizzato), così da ripristinarli quando serve. È evidente che la soluzione migliore è creare una copia dell’intero sistema senza dover perdere tempo a capire di cosa fare il backup e di cosa no. Time Machine di MacOS lo fa in automatico, ma ci sono moltissime utility gratuite per Windows che fanno lo stesso. In pochi click si può impostare il backup automatico dell’intero computer , così da stare tranquilli una volta per tutte.

 

Backup, perché copiare i dati “a mano” non basta ma è meglio usare un software

Chi ha provato a gestire manualmente le copie di salvataggio dei propri documenti o fotografie lo sa bene: impossibile diventare scrupolosi e puntuali nell’effettuare il backup di tutto. Anche con l’uso di promemoria e calendari la gestione manuale dei backup è “a rischio”, perché è un’operazione lunga e delicata e potrebbe capitare di essere occupati in altro quando suonerà l’avviso sullo smartphone che ci ricorda che è arrivato il momento di effettuare la copia di salvataggio dei dati. Per questo l’ideale è affidarsi a una soluzione automatizzata,  ovvero a un software che si occupi di fare il backup in automatico magari di notte, lasciando il computer acceso, oppure non appena si rientra nel luogo deputato al salvataggio dei dati: ufficio o casa. Molte soluzioni fanno partire il backup dei documenti e delle cartelle desiderate non appena ci si collega alla rete Wi-Fi (nel caso di un computer portatile), altri fanno scattare i backup a ore prestabilite.  In ogni caso, se si vuole evitare di scoprire troppo tardi che il backup di cui avevamo bisogno non è stato fatto, meglio affidarsi a una soluzione automatica che lavori al posto nostro .

Che backup scelgo?

I diversi tipi di backup: completo, incrementale, differenziale

I backup possono essere di diversi tipi. Quando si tratta di documenti e non foto o video, il backup può essere completo, incrementale o differenziale. È una nomenclatura ormai cara ai software che lavorano in automatico e che devono occuparsi di fare backup spesso di grandi quantità di dati. Da qui nasce la necessità di non effettuare sempre il backup di tutti i file e cartelle, limitandosi magari a salvare solo quelli nuovi o solo quelli modificati dall’ultimo backup. 

- Backup completo è quello che mette al riparo tutto: ogni file e cartella verrà copiata sulla periferica di backup. È consigliabile non farlo tutti i giorni, bensì una volta a settimana.
Backup incrementale o differenziale : si può fare quotidianamente e sono interessati soltanto i file modificati o aggiunti. Nel backup incrementale vengono salvati i documenti aggiunti o modificati rispetto al backup precedente, sia esso completo o incrementale a sua volta. Il backup differenziale, invece, salva sempre i documenti modificati o aggiunti rispetto all’ultimo backup completo. Se si programma un backup completo la domenica, ad esempio, e un backup differenziale tutti gli altri giorni della settimana, si troverà in ogni backup differenziale la stessa copia dei file modificati o aggiunti rispetto al backup della domenica.

Dove fare il backup: cloud, pen drive, HD esterni, NAS

I dispositivi su cui effettuare il backup e tenere i propri dati al sicuro sono molteplici e vanno dalla memoria trasportabile ai grandi e complessi server nel cloud. Spesso però la soluzione migliore è nel mix di uno o più sistemi. Se chiavette o hard disk esterni sono estremamente pratici e convenienti , rappresentano pur sempre un pericolo di perdita del dato qualora dovessero guastarsi o peggio ancora se venissero smarriti o rubati. C’è poi da considerare la quantità di dati da tenere al sicuro . Negli ultimi anni i chip di memoria hanno ridotto considerevolmente le dimensioni, perciò non è difficile trovare pen drive con la capienza di un hard disk. Nonostante ciò, per rimanere nell’ambito di costi ragionevoli, è bene considerare il tipo di supporto per il backup anche in funzione del taglio di memoria. Un NAS garantisce una sicurezza in più : si tratta, infatti, di un hard disk di rete, spesso dotato di due o più dischi che sono l’uno il clone dell’altro; in questo modo ci si protegge da eventuali guasti a una delle unità a disco, ma non si è al riparo da furti o manomissioni.

Cloud : è l'unica soluzione che ci protegge da guasti, furti o manomissioni che però ha un costo mensile proporzionato alla quantità di dati da salvare. Ecco perché molti produttori di memorie e di NAS mettono a disposizione un proprio servizio cloud dove mettere al sicuro i dati più importanti. Il resto viene memorizzato sulle memorie locali, garantendo il massimo della sicurezza a un costo ragionevole.

Pen drive e HD esterni : una pen drive ha senso se utilizzata con un taglio fino ai 64 o massimo ai 128 GB, perfetta per documenti o foto. Un hard disk portatile fino ai 4 terabyte, invece, è capace di contenere anche video o backup di interi sistemi. Infine, ci sono gli hard disk per i professionisti delle foto e dei video che hanno necessità di immagazzinare grandi quantitativi di dati e al tempo stesso avere un’interfaccia di trasferimento dati velocissima. Parliamo di unità capaci di arrivare anche a 20 terabyte e oltre.

NAS : sono hard disk collegati in rete e questo fa sì che siano disponibili non solo per un computer, ma per tutti i computer e i dispositivi connessi alla stessa rete. Se opportunamente configurati possono essere raggiunti dall’esterno, il che ne fa un dispositivo di cloud personale. In più, la quasi totalità dei NAS ha un sistema operativo ricco di funzionalità. Con un NAS si può fare il backup istantaneo delle foto contenute sullo smartphone, ad esempio, oppure sincronizzare i documenti sul proprio computer portatile o ancora registrare i video provenienti da un sistema di videosorveglianza.

G-TECHNOLOGY GDRIVE MOBILE TYPEC 1 TB

HARD DISK PORTATILE

Con GDrive hai sempre con te 1 TB di dati

GDrive di G-Technology è un piccolo hard disk da 2,5 pollici da portare sempre con sé. Le dimensioni ridotte, e il fatto che sia autoalimentato, ne fanno il perfetto compagno di chi ha bisogno di memoria aggiuntiva in mobilità senza spendere un capitale. GDrive, inoltre, è il perfetto compagno dei possessori di MacBook in quanto è fornito di porta USB-C e non necessita di adattatori.

  • Capacità: 1 TB

  • Formato: 2,5”

  • Hard Disk veloce a 7200rpm

  • Doppio cavo di connessione USB-A e USB-C

  • Auto-alimentato

  • Case robusto per un trasporto sicuro

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LACIE 4 TB MOBILE DRIVE USB-C MOON SILVER

HARD DISK PORTATILE

4 TB in pochissimo spazio, perfetto per la mobilità

Per chi ha bisogno di tanta capacità di memoria da portarsi sempre dietro, LaCie ha il drive Moon Silver, un piccolo hard disk da 2,5 pollici autoalimentato dalla capacità di 4 TB. Pronto a ospitare foto e video in quantità, ha la porta USB-C così da collegarsi ai notebook più recenti senza necessità di utilizzare adattatori.

  • Capacità: 4 TB

  • Formato: 2.5”

  • Case in alluminio, solido e leggero

  • Auto-alimentato

  • Porta USB-C per la compatibilità con i notebook più recenti

  • Disco SSD integrato

  • Velocità in lettura 540 MB/s

  • Include il software di backup LaCie Toolkit

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SEAGATE Expansion Plus 2T

HARD DISK PORTATILE

Massima compatibilità anche con i PC più datati

Per chi cerca un’unità portatile di memoria da 2 terabyte, Seagate ha in gamma Expansion Plus 2T, un disco da 2,5 pollici estremamente compatto e capiente. Grazie all’interfaccia USB 3.0, retrocompatibile con USB 2.0, garantisce la massima compatibilità possibile, anche con i computer più vecchi. Inoltre, viene fornito con il software di backup Dashboard di Seagate.

  • Capacità: 2 TB

  • Formato: 2.5”

  • Auto-alimentato

  • Connessione veloce tramite USB 3.0

  • Salvataggio dei file tramite selezione e trascinamento

  • Pronto all’uso in pochi secondi

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LACIE 20 TB 2BIG DOCK THUNDERBOLT3

HARD DISK

Un archivio velocissimo e super capiente

LaCie da sempre è attenta alle necessità dei professionisti e questo 2Big Dock ne è la dimostrazione. Ben 20 TB di spazio permettono di mettere al sicuro qualsiasi tipo di dati: dai documenti alle foto, passando per i file video da montare in 4K e oltre. A permettere un trasferimento velocissimo dei file più grandi ci pensa l’interfaccia Thunderbolt3, il top sul mercato in questo momento. 

  • Capacità: 2 TB

  • Lettore di schede di memoria SD e CF integrato

  • Porta USB per la ricarica di smartphone

  • Scarica automaticamente le foto da una fotocamera

  • Display port per il collegamento di monitor fino a 4K

  • Porta USB-C per la compatibilità con i notebook più recenti

  • Velocità in lettura 440 MB/s

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WD My Cloud EX2 Ultra

NAS

Sicuro e versatile, ideale anche per la casa

WD My Cloud EX2 Ultra è la perfetta fusione del concetto di sicurezza e disponibilità di spazio di archiviazione. Si tratta infatti di un NAS a doppio disco, ovvero di un hard disk di rete che può alloggiare al suo interno due hard disk in modalità RAID, ovvero con i dati replicati in maniera identica tra un disco e l’altro. Garantisce così il massimo della sicurezza, ma anche della versatilità, visto che si può utilizzare anche da remoto e può funzionare da server multimediale, in grado di inviare contenuti multimediali in streaming a diversi dispositivi come TV e tablet. 

  • Vani per hard disk da 3.5”: 2

  • USB 3.0

  • Accesso ai dati ovunque tramite l'app mobile My Cloud o l'accesso Web MyCloud.com

  • Sistema operativo completo e versatile My Cloud OS 3

  • Processore dual core Marvell ARMADA 385 da 1,3 GHz

  • Compatibile con il server multimediale Plex

  • Crittografia dei dati AES 256

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Non solo dati

Le migliori app per mantenere le password al sicuro

Oltre ai dati, alla posta elettronica e alle fotografie, la prima cosa che proprio non possiamo dimenticare sono le password. Non sono dati in senso stretto, ma è sempre meglio considerarle nel nostro piano di backup se vogliamo evitare di dimenticarci proprio quella che, utilizzandola di rado, scopriamo di aver dimenticato nel momento del bisogno.

Ci sono diversi software che si occupano di tenere al sicuro le password, ma prima di tutto si può partire da quelli di cui disponiamo già, magari senza nemmeno saperlo.  Il primo strumento di conservazione delle password sono i browser : ormai la quasi totalità dei programmi che utilizziamo per navigare in Internet ha la funzione per memorizzare le password associate ai siti. Il cerchio si chiude, ovviamente, creando un account che permette di sincronizzare le password tra dispositivi diversi. 

Pur essendo degli ottimi password manager, i browser non memorizzano le password “offline”, ovvero quelle slegate dal web : le password di rete, del Wi-Fi o il pin del bancomat, per esempio. Per questo servono applicazioni specifiche. Su MacOS si può ricorrere a Portachiavi , un’utility integrata nel sistema operativo, automaticamente sincronizzata su tutti i dispositivi che condividono lo stesso account iCloud. Ma ci si può affidare anche ad app come 1Password o Lastpass , quest’ultima gratuita, che consentono di memorizzare password in sicurezza e di sincronizzarle tra dispositivi.

I principali strumenti di backup messi a disposizione dai sistemi operativi

MacOS e Windows , i due principali sistemi operativi per computer, hanno al loro interno le funzionalità per effettuare in automatico un backup su un hard disk esterno o di rete Si chiamano Time Machine e Cronologia File , rispettivamente l’utility che accompagna i computer Apple e quella integrata all’interno di Windows 10. Il primo mette al sicuro tutto il sistema, permettendo all’utente di ripristinare vecchie copie di singoli file o l’intero sistema in caso di guasto o sostituzione del disco, Cronologia File invece consente di creare copie di file e cartelle che possono essere ripristinate in caso di bisogno. Se ci si accorge di aver cestinato per errore un file o una cartella, oppure di averli sovrascritti con una copia errata, si può tornare indietro nel tempo e ripristinarne una vecchia versione .

Software gratuiti

Tre software utili per fare il backup automatico

Nel sistema operativo Windows esistono moltissimi software di terze parti per effettuare backup completi. Tra tutti quelli gratuiti, ne suggeriamo tre particolarmente efficienti e completi.
Ashampoo Backup 2020  - Permette di fare il backup di intere partizioni di hard disk. In questo modo, grazie all’utility che consente di far partire il computer da unità esterne, è possibile ripristinare anche computer che non partono più. È capace, inoltre, di effettuare backup incrementali, in modo da conservare sempre e soltanto i file aggiunti o modificati di recente.
Cobian Backup 11 (Gravity)  - Si tratta di uno dei software più famosi per i backup su Windows. Permette di creare un backup ovunque: su un’unità locale, su un server ftp o in una cartella di rete. Il software non viene aggiornato da qualche anno e ha un’interfaccia un po’ spartana, ma è completo di opzioni e funziona egregiamente su tutti i sistemi operativi Windows.
EaseUS Todo Backup Free 12  - EaseUS è una delle suite di backup più celebri su Windows. Todo Backup Free 12 è il software della suite dedicato al backup di PC domestici. Grazie a un’interfaccia gradevole e ben studiata, permette di configurare semplicemente il backup di singoli file o di interi dischi, così da permettere il clone di un’unità hard disk su un’altra. Si tratta, in definitiva, di una delle migliori utility sul mercato per effettuare copie di salvataggio.

SanDisk Extreme Pro USB 3.1 128 GB

Pen Drive

La chiavetta veloce come un hard disk

Per chi cerca tanta capienza di memoria da portarsi in tasca, SanDisk offre una USB pen che, a differenza dalle altre, ha una velocissima interfaccia USB 3.1 capace di raggiungere i 420 megabyte al secondo in scrittura. Significa trasferire 4 gigabyte in circa 15 secondi, la stessa velocità di un hard disk a stato solido.

  • Capacità: 128 GB

  • Velocità di lettura fino a 420 MB/s

  • Velocità in scrittura fino a 380 MB/s

  • Involucro in alluminio

  • Software SanDisk SecureAccess per la privacy incluso

  • Software di recupero di dati eliminati incluso

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SanDisk Cruzer Ultra Flair USB 3.0 64 GB

Pen Drive

Piccola e veloce: la pen drive per l’uso quotidiano

Avere a portata di mano 64 GB di dati non è un problema con Sandisk Cruzer Ultra Flair. Grazie a un costo estremamente contenuto, è un’unità di memoria capiente e adatta all’uso di tutti i giorni. Ha un’interfaccia veloce USB 3.0 capace di 150 megabyte al secondo in lettura, il che la rende perfetta per conservare documenti da utilizzare direttamente sulla chiavetta.

  • Capacità: 64 GB

  • Interfaccia USB 3.0 da 150 MB/s in lettura

  • Realizzato in metallo resistente

  • Utility per la protezione dei file tramite password

  • Garanzia di 5 anni

  • Software di recupero di dati eliminati incluso

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